تحتاج الشركات إلى وسيلة تواصل فعّالة، يمكنها الربط بين الأقسام داخل الشركة، وربط الشركة بالبيئة الخارجية، وهو ما يقوم به جهاز السنترال على أتم وجه، نتعرف في هذه المدونة على تعريف جهاز السنترال، وأهمية جهاز السنترال، عن طريق معرفة المهام التي يقوم بها للشركات.
ما هو تعريف جهاز السنترال؟
جهاز السنترال هو الجهاز المسئول عن تنظيم المكالمات داخل الشركة، وذلك عن طريق إرسال واستقبال وتنظيم المكالمات بين الموظفين داخل الشركة، أو المكالمات الخارجية مع العملاء والموردين، حيث يقوم بربط هواتف الشركة ببعضها، وبشبكة الاتصالات الخارجية، ويمّكن الموظفين من استقبال وتحويل وتنظيم المكالمات.
وتنقسم أنواع السنترال المستخدم في الشركات إلى الأنواع التالية:
- السنترال التناظري التقليدي Analog/PBX، يعتمد هذا النوع من السنترالات على إجراء المكالمات عبر الخطوط الأرضية.
- السنترال الهاتفي المعتمد على بروتوكول الإنترتت VoIP PBX، يعتمد هذا السنترال على إجراء المكالمات عبر بروتوكول VoIP عبر الإنترنت.
- السنترال السحابي Cloud PBX، والذي لا يعتمد على الأجهزة، فقط يحتاج إلى اشتراك دوري عبر الإنترنت.
ما هي أهمية السنترال للشركات؟
يمكنك أن تكون قد استنتجت المهمة الرئيسية التي يقوم بها السنترال، وبشكل تفصيلي يقوم السنترال في الشركات بالمهام التالية:
- تنظيم المكالمات الداخلية بين الموظفين داخل الشركة، حيث يقوم السنترال بتقسيم الشركة إلى أقسام، وذلك ليسهل توزيع المكالمات داخل الشركة، وذلك عن طريق استخدام رقم داخلي قصير Extension، دون الحاجة إلى استخدام خط خارجي.
- تنظيم واستقبال المكالمات الخارجية، حيث يقوم السنترال باستقبال المكالمات الخارجية من العملاء والموردين أو الشركات الأخرى، وتحويلها تلقائياً إلى القسم المختص التعامل معها، توفر هذه الخاصية إمكانية توفير خدمة عملاء على درجة عالية من الاحترافية.
- توفير النفقات، يساعد السنترال الداخلي في الشركات في توفير تكاليف المكالمات، وذلك عن طريق تقليل الاعتماد على الخطوط الأرضية الخارجية، حيث تكون معظم المكالمات بين الموظفين في الشركة داخلية مجانية، كما يساعد استخدام الهاتفي المعتمد على بروتوكول الإنترنت، والسنترال السحابي على إجراء مكالمات دولية أو مكالمات خارجية بسعر مخفض، ودون تكاليف إضافية الاتصالات.
- إمكانية تسجيل المكالمات، وهي أحد أهم الخواص التي يقدمها جهاز السنترال للشركات، حيث يقدم تسجيل المكالمات إمكانية تحسين خدمة العملاء، عن طريق تتبع وتحليل مستوى تعامل الموظفين، لتقديم خدمة عملاء احترافية على أعلى مستوى، وتحليل احتياجات العملاء المختلفة.
- سهولة التوسع، وهي أحد الخصائص التي يتميز بها السنترال، حيث يتمكن المستخدمين من إضافة أقسام أو موظفين بسهولة، وذلك عن طريق إضافة رقم داخلي لهم فقط، كما يمنح السنترال السحابي مع التوسع إمكانية الدفع قدر الاستخدام.
- خاصية الرد الآلي IVR، والتي تمكن المتصلين من الحصول على رسالة ترحيبية، وكذلك تساعد في وضع رسائل تساعد في التنقل بين الأقسام، ورسائل بمواعيد عمل الشركة، وغيرها.
- إمكانية عمل موظفي خدمة العملاء عن بعد، تقدم السنترالات الحديثة التي تعمل عبر بروتوكول VoIP إمكانية عمل الموظفين عن بعد في استقبال وتحويل المكالمات من أي مكان عن طريق الإنترنت.
- سهولة الربط والتكامل مع الأنظمة المختلفة الأخرى، حيث تقدم أجهزة السنترالات الحديثة إمكانية التكامل مع أنظمة خدمة العملاء، وأنظمة البريد الصوتي، والتي تمكن الموظفين من إرسال رسائل صوتية للعملاء عبر البريد الإلكتروني الصوتي.
- تمكين المديرين من متابعة أداء الموظفين في الأقسام المختلفة، خاصة الأقسام التي تعمل مع العملاء بشكل مباشر، حيث تقدم بعض أنواع السنترالات تقارير للمديرين، حول مدة المكالمات، وتقييم العملاء للمكالمات مع الموظفين وغيرها.
- توفير وقت الموظفين، حيث يوفر السنترال وقت الموظفين في البحث والرد على مختلف أنواع المكالمات، وذلك عن طريق توجيه المكالمات إلى القسم المختص بشكل صحيح.
- التمكن من تحليل أداء الشركة بوجه عام، وذلك عن طريق تحليل مكالمات الموظفين، وعددها، وكذلك تحليل توجهات العملاء، واحتياجاتهم، ومدى رضاهم عن الخدمات المقدمة عبر المكالمات المختلفة مع الموظفين.
يمكننا الآن تعريف جهاز السنترال على أنه الجهاز المميز الذي يمنح الشركات نظام اتصالات متكامل، يساعد الأقسام المختلفة على التواصل فيما بينها، كما يمنح الشركة فرصة التواصل مع العملاء والموردين بشكل أفضل، وبتكلفة أقل، مع تقديم خدمة عملاء احترافية عالية الجودة، عبر خصائص الرد الآلي وتسجيل المكالمات التي تقدمها أجهزة السنترال.
تمنح شركة حلقة الوصل خدمة تركيب أنظمة السنترالات المميزة، والتي تتيح لك اختيار نظام السنترال المناسب للشركات لديك، مع إمكانيات التركيب والصيانة، كما تقدم شركة حلقة الوصل خدمات التخزين السحابي المميزة التي تتيح لك سهولة الوصول إلى بياناتك من أي مكان.
للمزيد من مقالاتنا: